ORDINUL Ministrului Justitiei nr. 2409/C din 25 august 2004 pentru aprobarea Instructiunilor privind utilizarea semnaturii electronice in vederea inregistrarii formularelor si cautarii datelor in Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare

Ministrul Justitiei,
In temeiul art. 28³ din Ordonanta Guvernului nr. 89/2000 privind unele masuri pentru autorizarea operatorilor si efectuarea inscrierilor in Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare, aprobata prin Legea nr. 298/2002, cu modificarile si completarile ulterioare, 
Avand in vedere prevederile art. 30 alin. 2 si art. 47 alin. 5 din Regulamentul pentru organizarea si functionarea Arhivei Electronice de Garantii Reale Mobiliare, adoptat prin Hotararea Guvernului nr. 802/1999, modificat si completat prin Hotararea Guvernului nr. 350/2004,
In conformitate cu dispozitiile art. 6 alin. 3 din Hotararea Guvernului nr. 736/2003 privind organizarea si functionarea Ministerului Justitiei, cu modificarile si completarile ulterioare, emite urmatorul,
 
ORDIN
 
Art. 1 – Se aproba instructiunile privind utilizarea semnaturii electronice pentru inregistrarea formularelor de avize de garantie si cautarea datelor in Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare, conform anexei care face parte integranta din prezentul ordin.
Art. 2 – Directia Publicitate Mobiliara, Imobiliara si Notari Publici va lua masurile necesare in vederea aducerii la indeplinire a prevederilor prezentului ordin.
Art. 3 – Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I. 
 
Bucuresti 25.08.2004
Nr. 2409/C
 
MINISTRUL JUSTITIEI,
Cristian DIACONESCU
 
 
ANEXA
 
Instructiuni privind utilizarea semnaturii electronice in vederea inregistrarii formularelor si cautarii datelor in Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare.
 
Art. 1 – (1) Orice persoana fizica ori juridica va putea inainta, in calitate de solicitant, catre un operator/agent autorizat al Arhivei Electronice de Garantii Reale Mobiliare, cereri de inscriere in arhiva a formularelor de avize de garantie ori de cautare a unor informatii inscrise in baza de date a arhivei, sub forma unor inscrisuri intocmite prin mijloace electronice carora li s-a incorporat, atasat sau asociat semnatura electronica extinsa a solicitantului, bazata pe un certificat calificat valabil, cu plata taxei stabilite de lege si a tarifului corespunzator stabilit de acel operator si sub conditia ca operatorul/agentul autorizat respectiv sa agreeze aceasta modalitate de remitere a solicitarilor.
(2) Termenii urmatori vor avea sensul de mai jos:
a) TED inseamna transferul electronic de date al formularelor de avize de garantie, al solicitarilor de cautare a avizelor de garantie, precum si al rezultatelor cautarilor;
b) document TED reprezinta un document in format electronic transmis intre solicitant si operator/agent autorizat, semnat cu semnatura electronica extinsa a solicitantului si a operatorului/agentului autorizat.
 
Art. 2 – Transferul electronic al documentelor intre solicitanti si operatori/agenti autorizati se va putea realiza sub forma:
a) fisierelor atasate unui e-mail, care au incorporata, atasata ori asociata o semnatura electronica extinsa bazata pe un certificat valabil;
 b) mesajelor de e-mail care au incorporata, atasata sau asociata o semnatura electronica extinsa bazata pe un certificat valabil. Mesajul de e-mail va include un singur formular de aviz de garantie ori o singura solicitare de cautare in arhiva;
c) fisierelor transmise prin alte tehnici decat prin e-mail, care au incorporata, atasata ori asociata o semnatura electronica extinsa bazata pe un certificat valabil.
 
Art. 3 – (1) La receptionarea unui document TED operatorii/agentii autorizati au obligatia de a transmite solicitantilor instiintari de acceptare sau de respingere pentru documentele TED, iar in cazul unei instiintari de respingere, obligatoriu sub forma unui alt document TED, semnat cu semnatura electronica a operatorului/agentului. 
(2) Un document care poate fi citit de echipamentul arhivei, dar nu este semnat electronic sau nu este completat corespunzator prevederilor legale ori nu are formatul acceptat de arhiva, va fi refuzat de operator. Operatorul va comunica solicitantului respectiv si explicatia refuzului, atunci cand acest lucru este posibil.
 
Art. 4 - (1) Documentele transmise electronic de catre solicitanti vor fi stocate, de catre operatori/agenti autorizati, fara a le modifica, pe suport informatic, in conditii care sa asigure integritatea acestora; documentele receptionate vor fi copiate, fara a le modifica, si pe unul sau mai multe dispozitive suplimentare de stocare, in scopul prevenirii pierderii datelor.  
(2) In momentul acceptarii unui document TED operatorul/agentul autorizat va intocmi pe suport informatic, fie prin utilizarea aplicatiei software a arhivei, fie prin alte metode, o evidenta continand toate informatiile referitoare la respectivul document, care va fi stocata la operator/agent in conditiile alin. 1.
(3) Datele din formularele de avize de garantie vor fi transferate in sistemul de administrare a informatiei al arhivei de catre operatorii/agentii autorizati fie prin introducerea directa a acestora, fie prin utilizarea unor tehnici de preluare automata.
(4) Dupa efectuarea inscrierii in arhiva, o copie a formularului de aviz de garantie va fi transmis solicitantului de catre operator/agent, in forma electronica, semnat cu semnatura electronica extinsa a operatorului sau agentului, cu mentionarea numarului si datei inregistrarii formularului, precum si a numarului de identificare a inregistrarii.      
(5) In cazul unei cereri de cautare in arhiva, inaintata sub forma unui document TED, operatorul/agentul autorizat va transmite solicitantului respectiv un inscris in forma electronica ce va cuprinde rezultatele cautarii, precum si criteriile si termenii propusi de solicitant si cei utilizati de operator din proprie initiativa, daca este cazul, in functie de care s-a realizat cautarea; ansamblul solicitare de cautare – comunicarea rezultatului cautarii, transmise sub forma unor inscrisuri in format electronic carora li s-a incorporat, atasat sau asociat o semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat valabil, inlocuieste procesul-verbal de cautare.
(6) Documentele TED transmise solicitantilor de catre operatori/agenti autorizati vor fi de asemenea incluse intr-o evidenta, conform celor prevazute  la alin. 2.    
 
Art. 5 – (1) Solicitarea de inregistrare in arhiva a unui formular de aviz de garantie, adresata pe seama unei persoane juridice de catre o persoana fizica, alta decat cea care, in calitate de organ de conducere, poate reprezenta entitatea in relatiile cu tertii, va fi obligatoriu precedata de o notificare din partea reprezentantului legal al persoanei juridice catre operatorul/agentul care va efectua inscrierea, transmisa sub forma unui inscris semnat cu semnatura electronica proprie a acestuia; in cuprinsul notificarii reprezentantul legal al persoanei juridice va declara pe proprie raspundere cu privire la existenta procurii autentice prin care persoana fizica respectiva a fost mandatata sa adreseze solicitari de inregistrare in arhiva pe seama persoanei juridice si va preciza limitele imputernicirii. 
 
Art. 6 – (1) In vederea utilizarii sistemului de transfer electronic de date, Autoritatea de Supraveghere va publica pe site-ul Arhivei Electronice de Garantii Reale Mobiliare la data intrarii in vigoare a prezentelor instructiuni, cu caracter obligatoriu pentru operatori/agenti autorizati si pentru solicitanti, o lista completa referitoare la tipurile documentelor TED utilizate, precum si alte conditii tehnice ce trebuie indeplinite in acest sens de catre solicitanti si utilizatorii autorizati. 
(2) Specificatiile tehnice publicate pe site-ul Arhivei Electronice de Garantii Reale Mobiliare vor putea fi completate si modificate de Autoritatea de Supraveghere, in functie de progresul tehnologic, cu instiintarea prealabila a utilizatorilor autorizati si a solicitantilor de inscrieri sau de cautari in arhiva.