Dovada calitatii de reprezentant

Dovada calitatii de reprezentant

In situatiile in care solicitarea de inscriere este adresata prin mandatar, Ordonanta Guvernului nr.89/2000 privind unele masuri pentru autorizarea operatorilor si efectuarea inscrierilor in Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare, cu modificarile si completarile ulterioare, ca si Regulamentul arhivei prevad necesitatea prezentarii unei procuri, autentificate de un notar public.
 
In ceea ce priveste persoanele juridice, intrucat capacitatea juridica a acestora este pusa in valoare prin actele incheiate pe seama lor de persoanele fizice ce au calitatea de organe de conducere, daca solicitarea de inscriere este adresata de o astfel de persoana va fi necesara doar dovedirea acelei calitati - spre exemplu, administratorul unei societati comerciale, abilitat prin actele constitutive ale societatii sa reprezinte entitatea juridica in raporturile cu tertii.
 
Pentru considerente practice, daca solicitantul inregistrarii in Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare - AEGRM este o institutie publica (spre exemplu, o autoritate a administratiei publice centrale ori locale) nu va fi necesara prezentarea procurii autentice, daca persoanei care solicita inregistrarea, salariat, i s-a delegat ca sarcina de serviciu, de catre conducerea institutiei, atributia de a subscrie formularele de avize de inscriere, sub conditia prezentarii delegatiei.

In cazul in care solicitarea de inregistrare in Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare - AEGRM este adresata de catre avocatul partii – avem in vedere exclusiv persoanele care exercita profesia de avocat in conformitate cu prevederile Legii nr. 51/1995 pentru organizarea si exercitarea profesiei de avocat, cu modificarile si completarile ulterioare - acesta se va legitima in fata operatorilor sau agentilor acestora prin legitimatie si actul de identitate, prezentand imputernicirea avocatiala si contractul de asistenta juridica (pentru verificarea puterii sale de reprezentare). 
In ceea ce priveste intinderea acestei procuri - o procura generala sau o procura speciala, limitata la unul sau mai multe avize de inscriere, precis determinate - trebuie distins intre comercianti si necomercianti - un mandat civil sau unul comercial: 
- in cazul in care cel care da imputernicirea are calitatea de comerciant, respectiv societate comerciala indiferent de forma de organizare, regie autonoma,  organizatie cooperatista etc. printr-o procura generala i se poate acorda reprezentantului puterea de a solicita inscrierea in Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare - AEGRM a tuturor avizelor de inscriere care privesc activitatea acelui comerciant.
- daca cel care a dat imputernicirea este o persoana care nu are calitatea de comerciant, fiind deci vorba de un mandat civil si nu de un mandat comercial trebuie distins in functie de calitatea de creditor, de debitor sau de constituitor a acelei persoane, de tipul inregistrarii solicitate, precum si de importanta acesteia pentru patrimoniul partii:
 
a) astfel, daca reprezentatul are calitatea de creditor, printr-o procura generala mandatarul poate subscrie un formular de aviz de ipoteca initial, de inscriere a intentiei de constituire a ipotecii, de extindere a acesteia sau modificator (cu exceptia formularului de aviz modificator vizand radierea ori inlocuirea creditorului, a avizului modificator vizand radierea unui debitor ori adaugarea unui creditor garantat celor deja existenti si a avizului modificator vizand inlocuirea totala sau partiala a bunurilor aduse i ipoteca mobiliara).
In aceste situatii, prin inscrierea in Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare - AEGRM se conserva anumite drepturi ale creditorului - in speta, prerogativa prioritatii data de inscrierea in Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare - AEGRM - fiind suficienta o procura generala.

Pentru celelalte avize, si anume:
- avizul de reducere a ipotecii; 
- avizul de cesiune a creantei garantate cu bunurile aduse in ipoteca; 
- avizul de nulitate sau de stingere a ipotecii; 
- avizul modificator vizand radierea ori inlocuirea creditorului, radierea unui debitor ori adaugarea unui creditor garantat celor deja existenti si a avizului modificator vizand inlocuirea totala sau partiala a bunurilor aduse in ipoteca  
 

este necesara o procura speciala, care va trebui sa nominalizeze expres avizul sau avizele de inscriere care se vor inscrie la solicitarea reprezentantului, prin mentionarea denumirii/numelui debitorului, a bunului adus in ipoteca etc. 
 
b) daca reprezentantul are calitatea de debitor, care potrivit Noului Cod CIvil poate solicita inscrierea in Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare - AEGRM numai a avizului de inscriere initial (dar si a intentiei de constituire a ipotecii) ori a avizului de extindere a ipotecii asupra altor bunuri ale sale, reprezentantul sau va prezenta o procura speciala.
 
Potrivit legii, solicitarea de inregistrare in Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare - AEGRM a unui formular de aviz de inscriere transmis sub forma unui inscris in format electronic, solicitare adresata pe seama unei persoane juridice de catre o persoana fizica, alta decat cea care, in calitate de organ de conducere, poate reprezenta entitatea in relatiile cu tertii, va fi obligatoriu precedata de o notificare din partea reprezentantului legal al persoanei juridice catre operatorul/agentul care va efectua inscrierea, transmisa sub forma unui inscris semnat cu semnatura electronica proprie a acestuia; in cuprinsul notificarii reprezentantul legal al persoanei juridice va declara pe proprie raspundere cu privire la existenta procurii autentice prin care persoana fizica respectiva a fost mandatata sa adreseze solicitari de inregistrare in Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare - AEGRM pe seama persoanei juridice si va preciza limitele imputernicirii.
 
In ceea ce priveste procurile date in strainatate in vederea subscrierii formularelor de avize de inscriere in Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare - AEGRM, precizam urmatoarele:
pentru procurile autentificate intr-un stat semnatar al Conventiei cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961 se utilizeaza procedura apostilei – Romania a aderat la Conventie prin Ordonanta Guvernului nr. 66/1999, aprobata prin Legea nr. 52/2000. Apostila reprezinta o stampila speciala ce trebuie aplicata de organul competent din tara de origine, dand dreptul ca actul in cauza sa fie folosit intr-un alt stat semnatar al Conventiei fara procedura supralegalizarii. Procura respectiva va fi ulterior tradusa in limba romana de un traducator autorizat de Ministerul Justitiei, iar semnatura traducatorului va fi legalizata de un notar public. Potrivit Conventiei, prin aplicarea apostilei se atesta veracitatea semnaturii, calitatea in care a actionat semnatarul actului sau, dupa caz, identitatea sigiliului sau a stampilei de pe inscris.
pentru procurile autentificate intr-un stat care nu a aderat la Conventie, se va folosi procedura supralegalizarii semnaturilor si sigiliile autoritatilor straine care au autentificat respectiva procura de catre misiunea diplomatica sau oficiul consular al Romaniei din acel stat sau de catre Ministerul Afacerilor Externe al Romaniei. Procura va fi ulterior tradusa in limba romana de un traducator autorizat de Ministerul Justitiei, iar semnatura traducatorului va fi legalizata de un notar public.
 
Observatii referitoare la dovada calitatii de reprezentant legal (organ de conducere) al unei persoane juridice.
In cazul persoanelor juridice, dat fiind ca, capacitatea juridica a acestora este pusa in valoare prin actele incheiate pe seama lor de persoanele fizice ce au calitatea de organe de conducere, in cazul solicitarilor de inscriere formulate de aceste persoane este necesara doar dovedirea acelei calitati. 
 
Pentru societatile comerciale (societati pe actiuni, societati in comandita pe actiuni, societati in comandita simpla, societati in nume colectiv, societati cu raspundere limitata) dovada calitatii de organ de conducere (adica de administrator) se face prin prezentarea unui certificat actual emis de Oficiul Registrului Comertului. 
S-a recomandat operatorilor/agentilor autorizati luarea in considerare numai a certificatelor de data recenta, spre exemplu, sub conditia sa nu fi trecut mai multe zile intre momentul eliberarii certificatului si momentul la care s-a formulat cererea de inscriere in arhiva, decat cele necesare pentru efectuarea de mentiuni, eventual pe o procedura de urgenta, in Registrul Comertului. 
 
Ce trebuie sa mentioneze certificatul eliberat de Oficiul Registrului Comertului ?

- datele de identificare a persoanei juridice;
- calitatea de organ de conducere a persoanei fizice solicitante (administrator);
- durata mandatului (conditia este aceea de a nu fi expirat durata mandatului in momentul la care s-a formulat cererea de inscriere in arhiva);   
- puterea de a reprezenta societatea comerciala in raporturile cu tertii;
- faptul ca nu exista clauze in actul constitutiv care ii limiteaza puterile, ori daca exista astfel de clauze in ce constau ele (care sunt acele limitari).

In cazul grupurilor de interes economic, cu caracter comercial sau necomercial,regiilor autonome, societatilor/companiilor nationale (societati comerciale pe actiuni), societatilor cooperative (organizatiilor cooperatiste), cooperativelor de credit, intrucat toate aceste persoane juridice sunt supuse obligatiei de inmatriculare in Registrul Comertului se va face dovada calitatii de reprezentant legal al persoanei juridice tot prin prezentarea unui certificat emis de Oficiul Registrului Comertului.
Raman valabile toate precizarile facute anterior pentru situatia societatilor comerciale.

In cazul persoanelor juridice fara scop lucrativ (cum sunt asociatiile, fundatiile si federatiile) se vor prezenta dovezi corespunzatoare obtinute din Registrul national al persoanelor juridice fara scop patrimonial, tinut de Ministerul Justitiei ori din registrele tinute, pe plan local, la fiecare judecatorie (registrul asociatiilor si fundatiilor) ori la tribunale (pentru federatii) – a se vedea Ordonanta Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociatii si fundatii si Ordinul ministrului justitiei nr. 954/2000 pentru aprobarea Regulamentului privind organizarea Registrului asociatiilor si fundatiilor, Registrului federatiilor si Registrului national al persoanelor juridice fara scop patrimonial.
Precizam ca „Persoanele juridice straine fara scop patrimonial pot fi recunoscute in Romania (…) pe baza aprobarii prealabile a Guvernului, prin inscrierea in Registrul asociatiilor si fundatiilor de la grefa Tribunalului Bucuresti”.

In cazul societatilor agricole constituite conform prevederilor Titlului II al Legii nr. 36/1991 privind societatile agricole si alte forme de asociere in agricultura se vor prezenta dovezi corespunzatoare obtinute de la judecatoria in circumscriptia careia isi are sediul societatea agricola.

In cazul societatilor civile profesionale cu raspundere limitata, constituite ca forma de exercitare a profesiei de avocat se vor prezenta dovezi corespunzatoare obtinute de la baroul in a carui raza teritoriala se afla sediul ei principal – conform art.5¹ din Legea nr. 51/1995 pentru organizarea si exercitarea profesiei de avocat, modificata si completata prin Legea nr. 255/2004.

In cazul reprezentantelor in Romania a societatilor comerciale straine se vor prezenta dovezi obtinute de la Ministerului Economiei si Comertului – conform Decretului – Lege nr. 122/1990 privind autorizarea si functionarea in Romania a reprezentantelor societatilor comerciale si organizatiilor economice straine Ministerului Economiei si Comertului are competenta de a elibera autorizatii pentru functionarea acestor reprezentante, fiind in posesia datelor referitoare la reprezentantii desemnati sa angajeze valabil societatea comerciala straina.
 
Precizare - dovezile mentionate anterior, altele decat certificatele eliberate de Oficiile Registrului Comertului vor trebui sa cuprinda, prin asemanare, datele pe care le cuprind ca si certificatele respective:
- datele de identificare a persoanei juridice;
- functia detinuta;
- durata mandatului (conditia este aceea de a nu fi expirat durata mandatului in momentul la care s-a formulat cererea de inscriere in arhiva);   
- puterea de a reprezenta persoana juridica in raporturile cu tertii;
- faptul ca nu exista clauze in actul constitutiv care ii limiteaza puterile, ori daca exista astfel de clauze in ce constau ele (care sunt acele limitari).
 
Procurile sau delegatiile, ori celelalte inscrisuri, prin care se face dovada calitatii de reprezentant legal ori conventional trebuie sa mentioneze in cuprinsul lor datele de identificare a persoanei care poate reprezenta creditorul/debitorul, iar intre acestea si actul de identitate prezentat de solicitantul inscrierii trebuie sa existe deplina concordanta.
In cazul mandatului dat de catre o persoana juridica, din cuprinsul procurii trebuie sa rezulte calitatea de organ de conducere a persoanei fizice care, pe seama persoanei juridice, acorda puterea de reprezentare mandatarului.      
In cazul procurilor speciale, date pentru unul sau mai multe avize de inscriere precis determinate, avizul/avizele de inscriere respective trebuie individualizate clar (spre exemplu, in cazul unei inscrieri subsecvente unui aviz de inscriere initial se va mentiona numarul de identificare a avizului de inscriere initial la care se va raporta inregistrarea subsecventa). 
 
NOTE
¹ Conform art. 12 alin. 1 din Legea nr. 26/1990 modificat prin Legea nr. 1/2005 „Registrul comertului este alcatuit dintr-un registru pentru inregistrarea comerciantilor persoane fizice si asociatii familiale, un registru pentru inregistrarea societatilor cooperative si un altul pentru inregistrarea celorlalti comercianti persoane juridice”. 
² Potrivit art. 17 alin. (2) si (3) din Regulament, „solicitarile de inscriere in arhiva a avizului de reducere a garantiei, a celui de cesiune a creantei garantate cu bunurile inscrise in arhiva, de nulitate sau de stingere a garantiei, a avizului modificator vizand radierea ori inlocuirea unui creditor, a avizului modificator vizand radierea unui debitor ori adaugarea unui creditor garantat celor deja existenti sunt asimilate, fata de creditorii cu statut activ care le formuleaza, unor acte de dispozitie; pentru debitori sau reprezentantul sau, imputernicit prin procura autentica, care poate solicita doar inscrierea in arhiva a avizului de garantie initial si a avizului de extindere a garantiei asupra altor bunuri. Solicitarile de inscriere in arhiva a avizului a avizului de garantie initial si a avizului de extindere a garantiei asupra altor bunuri sunt asimilate, fata de debitorii care le formuleaza, unor acte de dispozitie”.

 

Echipa AEGRM.ro

Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare - AEGRM